Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Workgro („wir“, „uns“) ist eine mobile App für iOS und Android, mit der kleine Unternehmen Arbeit auf Stundenbasis planen, Arbeitszeiten vor Ort bestätigen und den Bruttolohn berechnen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die App und diese Website verarbeiten.

Kontakt: digitalgo3msc@gmail.com

Diese Website selbst verwendet keine Cookies, keine Analyse und kein Tracking. Sie merkt sich nur die Sprache, die du wählst, und zwar in deinem eigenen Browser.

2. Dein Arbeitgeber und wir

Workgro hat zwei Arten von Nutzern: Arbeitgeber, die in der App ein Unternehmen anlegen, und Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber eingeladen werden.

• Dein Arbeitgeber ist für die Arbeitsdaten seines Teams verantwortlich. Schichten, Zeiten und Orte des Einstempelns, Stundenanträge, Lohnregeln, Zahlungen und Spesen eines Unternehmens werden für diesen Arbeitgeber gespeichert. Für diese Arbeitsdaten ist der Arbeitgeber der Verantwortliche, und Workgro verarbeitet sie im Auftrag und nach Weisung des Arbeitgebers (Auftragsverarbeitung). Wenn du für ein Unternehmen arbeitest, das Workgro nutzt, entscheidet dein Arbeitgeber, was erfasst wird und wie lange es aufbewahrt werden muss. Du kannst dich dazu auch an deinen Arbeitgeber wenden.
• Wir sind für dein Konto verantwortlich. Für dein Workgro-Konto selbst (Anmeldung, Name, E-Mail-Adresse, App-Einstellungen, Benachrichtigungen, Absturzberichte und Käufe) ist Workgro der Verantwortliche.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: deine E-Mail-Adresse und dein Name sowie die Anmeldedaten, die nötig sind, um dich einzuloggen.
• Unternehmen und Rolle: die Unternehmen, die du anlegst oder denen du beitrittst, deine Mitgliedschaft und deine Rolle (Arbeitgeber oder Mitarbeiter) sowie Einladungen (eine Einladung ist an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gerichtet; die App verschickt keine E-Mails).
• Arbeitsorte: Name, Adresse, Kartenposition, Geofence-Radius, die Bestätigungsmethode (GPS oder QR-Code) und ob ein Foto erforderlich ist.
• Schichten und Arbeitszeiträume: geplante Schichten und Zuweisungen; wann du die Arbeit beginnst, pausierst, fortsetzt und beendest; der Standort in diesen Momenten an GPS-Arbeitsorten (siehe Abschnitt 4); QR-Scans; und Fotos, die du beim Einstempeln als Nachweis aufnimmst, wenn der Arbeitsort eines verlangt.
• Stundenanträge: die Tage und Zeiträume, die ein Mitarbeiter beantragt, und die Entscheidung des Arbeitgebers.
• Lohneinstellungen und Ergebnisse: Stundenlöhne, Regeln für Überstunden, Sonntage und Feiertage, der Feiertagskalender, Boni und Abzüge sowie der berechnete Bruttolohn pro Zeitraum.
• Zahlungen: welche genehmigten Schichten der Arbeitgeber als bezahlt markiert hat.
• Spesen: Betrag, Kategorie und Notiz einer Ausgabe, das Foto des Belegs und die Entscheidung des Arbeitgebers.
• Benachrichtigungen: ein Push-Token für dein Gerät, damit wir Einladungen, Schichterinnerungen und Entscheidungen zu Anträgen und Spesen senden können.
• Absturzberichte und App-Nutzung: technische Informationen, wenn die App abstürzt (Gerätemodell, Systemversion, App-Version, der Fehler), und einfache Nutzungsereignisse (zum Beispiel welche Ansichten geöffnet werden), um Fehler zu beheben und die App zu verbessern.
• Käufe: wenn dein Unternehmen einen bezahlten Tarif abonniert, der Abo-Status und eine anonyme Kaufkennung. Die Zahlung selbst wickeln Apple oder Google ab; deine Kartendaten sehen wir nie.

4. Standort

Workgro prüft deinen Standort nur in dem Moment, in dem du an einem Arbeitsort mit GPS-Bestätigung einstempelst, pausierst, fortsetzt oder beendest, um zu bestätigen, dass du dich im Bereich des Arbeitsorts befindest. Die App verfolgt deinen Standort nicht im Hintergrund und nicht während des restlichen Tages. An Arbeitsorten mit QR-Code wird kein Standort verwendet. Wenn du außerhalb des Bereichs bist, lässt dich die App nicht einstempeln.

5. Warum wir sie verarbeiten

• Um die App bereitzustellen: Konten, Unternehmen, Schichten, bestätigtes Einstempeln, Stundenanträge, Lohnberechnung, Exporte, Zahlungen und Spesen (Erfüllung des Vertrags mit dir oder deinem Arbeitgeber).
• Für die gesetzlichen Pflichten deines Arbeitgebers, etwa die Arbeitszeiterfassung, und für seine Lohnabrechnung (im Auftrag des Arbeitgebers, siehe Abschnitt 2).
• Um die Benachrichtigungen zu senden, auf die du dich verlässt, etwa Einladungen und Schichterinnerungen (Erfüllung des Vertrags; du kannst Benachrichtigungen in den Einstellungen deines Geräts ausschalten).
• Um die App stabil zu halten und sie mit Absturzberichten und Nutzungsereignissen zu verbessern (unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App).
• Um Abos zu verwalten (Erfüllung des Vertrags).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, zeigen keine Werbung und nutzen deine Daten nicht für Werbung oder für Tracking über andere Apps und Websites hinweg.

6. Wer uns beim Betrieb von Workgro hilft

Wir setzen diese Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, die an Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gebunden sind:

• Google Firebase (Google Ireland Ltd. / Google LLC): Anmeldung (Authentication), Datenbank (Cloud Firestore), Dateispeicher für Fotos und Belege (Cloud Storage), Serverfunktionen (Cloud Functions), Push-Benachrichtigungen (Cloud Messaging), Absturzberichte (Crashlytics) und Nutzungsstatistiken (Google Analytics for Firebase).
• RevenueCat (RevenueCat, Inc.): verwaltet den Abo-Status im App Store und bei Google Play.
• Apple und Google: Vertrieb der App, In-App-Käufe und Zustellung von Push-Benachrichtigungen.

Innerhalb eines Unternehmens sieht jede Person, was ihre Rolle braucht: Der Arbeitgeber sieht die Arbeitsdaten des Teams; ein Mitarbeiter sieht seine eigenen Schichten, Stunden, Spesen und seinen Verdienst.

Einige dieser Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, zum Beispiel in den USA. In diesem Fall ist die Übermittlung durch die EU-Standardvertragsklauseln oder das EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.

7. Wie lange wir sie speichern

• Kontodaten werden gespeichert, bis du dein Konto löschst.
• Arbeitsnachweise (Schichten, Arbeitszeiträume, Stunden, Zahlungen, Spesen) gehören zu den Unterlagen des Arbeitgebers. Wenn ein Mitarbeiter sein Konto löscht, können die Arbeitsnachweise, die er für diesen Arbeitgeber erstellt hat, so lange aufbewahrt werden, wie der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, zum Beispiel wegen Pflichten zur Arbeitszeit und Lohnabrechnung. Wenn ein Arbeitgeber sein Konto löscht, wird sein Unternehmen geschlossen und dessen Mitglieder verlieren den Zugriff darauf.
• Absturzberichte werden bis zu 90 Tage gespeichert.
• Sicherungskopien werden im normalen Sicherungszyklus überschrieben.

8. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du folgende Betroffenenrechte:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Exportiere deine Daten direkt in der App oder bitte uns um eine Kopie.
• Löschung: Lösche dein Konto direkt in der App (zu Arbeitsnachweisen siehe Abschnitt 7).
• Berichtigung: Korrigiere deinen Namen und deine Einstellungen in der App; bitte deinen Arbeitgeber, Arbeitsnachweise zu korrigieren.
• Einschränkung und Widerspruch: Widersprich einer Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht.
• Beschwerde: Reiche eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde ein, insbesondere in dem Land, in dem du wohnst oder arbeitest.

Bei Arbeitsdaten, für die dein Arbeitgeber verantwortlich ist, leiten wir deine Anfrage an deinen Arbeitgeber weiter und helfen ihm, sie zu beantworten. Für alles andere schreib an digitalgo3msc@gmail.com; wir antworten innerhalb eines Monats.

9. Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS/TLS) und bei Google Firebase gespeichert. Zugriffsregeln sorgen dafür, dass nur Mitglieder eines Unternehmens die Daten dieses Unternehmens lesen können, und zwar entsprechend ihrer Rolle. Kein System ist vollkommen sicher, aber wir treffen angemessene Maßnahmen, um deine Daten zu schützen.

10. Kinder

Workgro ist ein Arbeitswerkzeug für Erwachsene und nicht für Kinder gedacht. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren.

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich die App ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Über wichtige Änderungen informieren wir dich in der App.

12. Kontakt

Fragen zum Datenschutz oder zu deinen Daten: digitalgo3msc@gmail.com